社会にはいろいろな価値観、考え方を持った人がいます。
男性と女性では価値観は間違いなく違いますし、同性どうしでも価値観は異なってくるものです。
会議はその異なる価値観、考えをもちよって、新しいアイデアを出す場所だと思っています。
そのためにも会議は必要なものだと私は考えています。
しかし、とりあえず会議はやってみるものの、結局何も決まらなかったり、そもそもアイデアが出ないのはもったいないですよね。
そこで、会議をよりよいものにするために必要なものをまとめてみます。
１、何のための会議か優先順位をしっかりとする
これは一番大事です。
何のための会議かハッキリしていない状態だと、結局何も決まらずに終わってしまうこともあります。
というよりかは、何のための会議か決まっていない場合はやらないほうがいいです。
会議のために会議をするという意味不明な状態に陥ります。
何のための会議かハッキリとさせた上で、その会議のゴールを決めるべきです。
ゴールを決めておけば脱線しても、軌道修正が容易となりますし、ゴールのために参加者も知恵を絞るはずです。
２、会議参加者の当事者意識
会議参加者全員が当事者であることをしっかりと認識している必要があります。
当事者意識を持っていないと、会議への興味がなくなっていきます。
会議への興味を失っている状態は、周りに伝播してしまいます。
ある繁盛しているラーメン屋の客にインタビューをしたときに、そこの客は「このお店の味は変わらない」と答えました。
実際は、日々改良のために少しずつ味を変えていたそうです。
逆に、本当に味を変えないお店は「味が落ちた」と認識されてしまうようです。
現状維持をするためにも何かしらの変化は必要で、変化のない現状維持はただの衰退なるということですね。
このことを会議参加者は認識しておく必要があります。
そのためにも、会議への参加者は本当に必要な人だけに絞ったほうがいいです。
３、過度な上下関係は必要ない
上下関係が顕著な場合も問題があるでしょう。
素晴らしい案を新人が出しても上司の鶴の一声で潰されてしまってはもったいないです。
また、上司が延々と話し続けるような状態も問題です。
案件に直接関わっているのはあくまでも部下であり、上司ではないことがほとんどのはずです。
私の経験上、上司の話は８割方会議には関係ない無駄な話です。
「そういえばさ～、」などと話が脱線していきます。
上下関係が厳しいと上司の無駄な話を止められなく、会議時間が無駄となってしまいます。
上下関係を取り払うためにも会議には「会議リーダー」を立てることがいいでしょう。
司会やタイムキーパー役で、余計な話をストップさせる権限をもつ役目です。
４、リラックスする
全員が適度にリラックスした状態がいい状態だと思います。
あくまでも仕事なので緊張感は必要ですが、あまり緊張しすぎても頭の回転にはよくありません。
適度にリラックスしている状態でこそ、いい会議ができると思います。
会議の前に深呼吸や、軽いストレッチをすると適度にリラックスした状態になるのではないでしょうか。
５、大事な会議はFtoFでやる
FtoF、つまりフェイス・トゥ・フェイスです。顔を見合わせましょうという意味です。
働き方改革などで在宅やレンタルオフィスなどを利用してのテレワークという働き方が一部の企業では一般的になってきました。
営業職の人などが、顧客訪問後に自社に戻る手間なくレンタルオフィスで働くことや、在宅で働くことによる通勤時間の削減が臨めるためテレワーク自体はとてもいいものだと思います。
テレワークが一般的になると、テレビ会議や電話会議などの場所に制限を受けない会議形式が必要となってきます。
内容が報告であればテレビ会議、電話会議を使うことはいいと思いますが、大事な会議はやはりFtoFでやるべきと思います。
私は以前、電話会議を多用していましたが、携帯電話をミュート状態にしてまったく関係のない話をしていることも多かったのです。
テレビ会議もやっていましたが、何人かで参加していたために全員がテレビに映るわけではなく、テレビでやる必要があるか疑問を抱いていました。
どちらにも共通して言えることは、相手がしっかりと聞いているかわからないことです。
そのためにも緊急で会議をしなければいけなくなった場合などは、その場にいる人だけで臨機応変に即席の会議を開き決断することも必要でしょう。
まとめ
会議自体はとても必要なものです。
しかし、その会議があまり意味もないものになってしまってはもったいないです。
会議という時間をもっと有意義な時間としていけるようにしていきましょう。
参考>本当に必要な会議は今の３割未満。無駄な会議やめませんか？
以上。ありがとうございました！