本当に必要な会議は今の３割未満。無駄な会議やめませんか？

さっそくですが、私は以下のような会議に出席したことがあります。

・１時間の会議なのにも関わらず、上司の週末の旅行の感想で最初の３０分を利用する会議

・大して関係のない話でも、さも必要かのように言われて参加してみたら、やっぱり私は必要のなかった会議

・問題解決のために集まったかと思ったら、上司の出張という名の「旅行」に行きたいという思いを３０分以上聞き続ける会議

・なるべく早めに決めたい案件でも、出張や有給休暇で全員が揃うのが１週間後などになり、集まってみたら特に意見などの出ない会議

上記のような会議は本当に無駄でしかないですね。
実際は、その何も決まらない無駄な時間でさえ時給が発生していて、何万、何十万の人件費が無駄になっていると考えると更にひどいですね。

無駄な会議に出席するとモチベーションも落ちるし、作業時間も減るしで無駄な会議はやめたほうがいいと思うんですよね。

会議自体はひどいの一言だったのですが、時間だけは守っていたのでそこだけはよかったです。

無駄だと思う会議

レジュメを読むだけの報告会となっている会議

大体の会議では発信者がレジュメを用意していると思います。
それを配るにせよ、スクリーン上に映すにせよ、報告だけで会議の時間が半分も終わってしまうような報告会となってしまっている会議は無駄です。

レジュメを配った場合、本当にやる気がないときを除いて、発信者がレジュメをすべて説明し終わる前に読み終わります。

スクリーンに映す場合は、発信者の説明のペースによってはページの進みが遅くなるため、興味をなくします。

海外でのレジュメは、最初だけ読めば全体の７、８割ほどは理解できるように作るようです。
参考情報などを含め、すべてを流れに沿って説明していく必要はなく、参考情報は後ろのほうに(参考)として載せておけばいいと思います。

参考情報などに関しては、後で目を通しておいてくださいでいいのではないでしょうか。

問題解決のための会議かと思ったら、結局何も決まらずに会議時間が終了していたような場合です。

決断しなければいけないことではあっても、責任を取りたくないが故に、結論を先延ばしにしたりします。

何時間と時間を使った上で、「じゃあ、また次回に持ち越しだな！」みたいな感じです。
もはや何かを決めるための会議ではなく、「仕事したなー！」感を出すためだけの会議です。

断言します。ホワイトボードのない場所での会議は無駄です。

各人が自分のパソコンの画面を見ている場合、全員が同じ画面を見ているとは限りません。
ホワイトボードがあれば、全員の意識がホワイトボードに集中するため、会議もより活性化します。

会議という時間を使って出た貴重なアイデアも、書いておかないと忘れてしまう場合があります。
ホワイトボードに書くことでアイデアの前後関係の把握もしやすくなると思います。

また、ホワイトボードなどを用意しておかないと、話が脱線したときに収集がつかなくなる可能性があります。

ホワイトボードに書いておけば、最後に写真を撮って簡単に共有できますね。

会議で出たアイデアも上司の一言で潰されてしまうような会議も無駄です。
結局のところ上司が決定権を持っているために、下っ端が意見をしてもどうしようもない場合です。

アイデアを出しても意味がないとわかってしまうと、会議参加の意味がなくなりますし、最悪の場合は意見をまったく出さない置物となってしまうことも考えられます。

しっかりとアイデアは潰した上で、まったく議題とは関係ない上司のお話が始まります。
上司としても、どうでもいい話でもしっかりと聞いてくれる？部下に満足感を覚えるのでしょう。
本当に不要な時間だと思います。

これは私のことですね。「関係ないなら呼ぶな」と。

他にやることはあるのに関係のない会議に出席すると、作業がとまってしまいます。

議題に自分が関係ないとわかれば話なんて聞きません。
意見も出ませんし、１からの説明を求めるのも無駄ですね。

そんな時間にもお金は発生するし、作業時間を奪われます。
もったいないですよね。

会議は「アイデアを出す場所」であって、討論の場ではありません。
討論ならば相手を論破したほうが勝ちとなりますが、会議に勝ち負けはありません。

ちょっと気に入らないアイデアだからと、そのアイデアを潰しにかかる人はよく見てきましたが、アイデアを潰すのではなく、新しいアイデアを出すことが正解なのです。

会議中に１０分ほどの時間を設け、全員３個以上のアイデアを出すなどとしたほうがいいのではないでしょうか。

会議のすべてが無駄とは思っていません。
むしろ、会議があるからこそ生まれてくるものもあると思っています。

しかし、ただの時間の無駄となっている会議が多いことも事実です。
無駄な会議が多いとメンバーのモチベーションを下げることに繋がりますし、無駄な会議のために残業をすることにもなってしまうかもしれません。

無駄な会議を減らして行くことで、生産性も向上するのではないでしょうか。

以上。ありがとうございました！