みなさま、説明は上手ですか？
お客様への説明、上司への説明、部下への説明などいろいろ説明する機会はありますよね。
学生のころの私はとにかく説明するということが下手でした。
完全に説明するということに関して苦手意識を持っていました。
なんなら説明は友人に丸投げしていました。
しかし、そんな私も説明が下手なので・・・などと言っていられなくなりました。
IT関連で働く上で、仕様の説明などをする必要が出てきてしまったのです。最初はどうなることかと思いました。
考えた末、以下のポイントに気をつけた結果、私の説明力は劇的に向上したのです。
ちなみに、わかりやすい説明をする上で一番大事なことは、意識になります。
これは、説明をする側はすでにその説明する事柄を理解しています。
逆に説明を受ける側はその事柄について何も知らない状態からスタートすると思ってください。
つまり、説明する側にとっては当然と思えることでも、説明を受ける側にとっては当然ではないのです。
１、ゆっくりと話す。
これはいろいろなところで言われていますね。
なぜゆっくり話すのかというと、相手が話を理解する時間を作るためです。
一時期の私は、説明しなければならない状態になったときは完全にマシンガントークでした。
これは相手に理解してもらわなくても問題ないときの説明方法になります。
相手は聞いた話を理解しようと考える必要があります。
この考えている状態に新しい情報をドンドン被せていくと、相手は理解が追いつかなくなります。
このため、相手にわかりやすい説明をするためにはゆっくりと話したほうがいいのです。
最初の１言目は意図的にゆっくりと始めましょう。
２、説明の順番は資料をなぞる必要はない。
説明をするにあたって資料を作成し、それを見せながら説明をする場合などです。
こういった資料は、上から下まですべて説明する必要はありません。
説明する側が本当に必要だと思った部分のみを説明するほうがいいです。
私が高校生のころ、教科書を上から下まで隅々と教えてくれる教師がいました。
私含め、周りはこの教師の話をまったく聞いていませんでした。
これはなぜだと思いますか？
私たちが知りたいことは、教科書においてどこが大事なのか。だったからです。
というより教科書をなぞるだけでいいのであれば誰でもできます。
そのため、資料のすべてをなぞる必要はありません。
本当に大事だと思う部分だけをピックアップしてより具体的に説明してあげるほうが、相手からするとわかりやすいものとなります。
３、説明前にはイメトレをしておく。
このように初めて、この話に触れ、最後はこれで終わるなど、説明の筋道を作っておきましょう。
また、このような質問がきたらこのように返すなどの準備もしておくといいでしょう。
必ずしもイメトレ通りにはいかないものですが、準備をしておくだけで心に余裕ができます。
４、例え話を盛り込んでみる。
これは、私の知人に面白いたとえ話をよく盛り込む人がいたので、マネをするようになりました。
例えば専門性の高い話となってしまったときなど、相手がなかなか理解できないような場面がありますよね。
こういったときに例え話を盛り込みます。例え話により、なんとなくでも雰囲気は掴んでもらえるはずです。
私はこの例え話が大好きです。うまい例えを即興で作れると最高に気持ちいいです。
５、図示してみる。
例え資料を作成し、持ち込んでいた場合でも資料に載っていない部分を説明することも多々あるでしょう。
こういったときに図示をしつつ説明できる状態であれば、私は図示をしながら説明します。
なぜなら、図示をしたほうが目からの情報も与えられるため、理解しやすくなるからです。
耳で聞くだけだとその話の前後関係がよくわからなかったり、掴みづらかったりします。
それを、図示で間に矢印の１つでも挟んであげるとかなりわかりやすいものとなります。
説明をする場に、ホワイトボードがあると結構安心します。
６、相手の理解レベルに合わせて説明する。
その話題について、お互いにある程度の理解がある前提ならば、結論から始めましょう。
「結論→経緯→原因」といった形です。「先に結論から申し上げますが」など１言つけておくといいでしょう。
もちろんこの前提がないのならば前置きは必須となります。
謝罪の場合は、常に「謝罪→経緯→原因」といった流れにしましょう。
先に謝っておくことであまり怒られなくなりますよ！
また、専門用語などを使用する場合は相手の表情を伺います。
よくわかっていなさそうであれば、もっと簡単な言葉で説明するなどの配慮もしましょう。
話の間などで、相手が理解できているかの確認もするといいです。
「ここまででわからない部分はありますか？」など。
まとめ
説明する上でなによりも大事なことは、相手にしっかりと理解してもらおうという意識、意思です。
この意識がなければ、以前の私のように別に理解してもらわなくてもいいから、早く終わりたいのようになります。
相手にわかってほしい！という気持ちがとても大事です。
また、説明することを楽しみましょう。早く終わらせたいなどの感情は相手に伝わってしまいます。
身近に説明が上手な人がいる場合は、マネをしまくりましょう！
以上。ありがとうございました！